E-Arşiv uygulaması operasyon maliyetlerini azaltıyor

Operasyon ve arşivleme maliyetlerini azaltan ve iş süreçlerini kısaltarak verimlilik sağlayan yeni e-arşiv uygulaması aynı zamanda kağıt israfının da önüne geçiyor.

E-Arşiv uygulaması, şirketlerin nihai tüketiciye ve e-fatura kullanıcısı olmayan vergi mükelleflerine kesecekleri tüm faturaların elektronik ortamda oluşturulmasını, gönderilmesini ve saklanmasını sağlayacak. Mal ve hizmet alımlarında, artık fatura elektronik ortamda iletilebilecek.

E-Arşiv uygulaması sayesinde şirketler zaman, işgücü ve kaynak tasarrufu sağlayacak. Milyonlarca kâğıt fatura, artık elektronik ortamda saklanacak.  Şirketler fatura ve ilgili belgeleri fiziki olarak arşivlemekten tasarruf ederken, her yıl yüzbinlerce ağaç da kesilmekten kurtulacak.

Yeni e-arşiv uygulamasını değerlendiren SNI İş Geliştirme Müdürü Rıdvan Yiğit, uygulama ile ilgili merak edilen soruları yanıtladı. Özellikle e-ticaret, perakende ve enerji dağıtım & perakende sektörüne bu uygulamanın yeni bir soluk getireceğinin altını çizen Yiğit, kağıt fatura basımı, iletimi ve saklanması noktasındaki yüksek maliyetlerin önüne geçileceğini söyledi.

Mevcut durumda mağazadan kesilen faturaların değerli matbu evrağa basıldığını, 1 nüshasının müşteriye verildiğini diğer nüshaların ise arşivlendiğini belirten Yiğit, yeni uygulama ile birlikte değerli matbu evrakın tamamen ortadan kalktığını ve bunun yerine müşteri dilerse satış anında e-posta yoluyla faturasını talep edebileceğini dile getirdi. Yiğit, kağıt fatura talep edilmesi durumunda ise, mağaza tarafından mali mühür ile imzalanmış faturanın kopyası kağıda basılarak müşteriye verilebileceğini belirtti.

E-Arşiv Uygulaması Firmalara Kolaylık Sağlayacak

Çok sayıda fatura kesen her kurum için e-arşiv uygulamasının, operasyon ve arşivleme maliyetlerinden önemli ölçüde tasarruf etme fırsatı sunduğunu belirten SNI İş Geliştirme Müdürü Rıdvan Yiğit şunları söyledi:

“Yasal olarak her işletmenin kestiği faturaları 10 yıl süre ile saklama zorunluluğu bulunuyor. E-Arşiv uygulaması, saklanması zorunlu olan ikinci nüsha faturaların elektronik ortamda tutulmasına imkân tanırken, şirketler için hem kolaylık hem de yer-zaman tasarrufu sağlıyor. E- arşiv ile birlikte kağıt yerine faturalar dijital ortamda oluşturulup arşivleniyor, dolayısıyla faturaların iletimi ve saklanması noktasında değerli matbu faturaların kaybolması gibi riskler ortadan kalkıyor”

Bir şirketin diğer şirkete e-arşiv faturası kesebilmesi için karşı tarafın e-arşive kayıtlı olmasına gerek olmadığını belirten Yiğit, “Bir şirketin diğer şirkete e-fatura gönderebilmesi için karşı tarafın da e-fatura sistemine kayıtlı olması gerekiyor. Ancak e-arşiv uygulamasında bu durum farklı. E-arşiv faturası kullanan bir şirket, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan herhangi bir şirkete ya da son kullanıcıya e-arşiv faturası gönderebilir” diye konuştu.

Her Yıl Binlerce Ağaç Korunmuş Olacak

Kağıt kullanımında ağaçların kesildiğini hatırlatan Yiğit, e-arşiv uygulamasının en önemli getirisi ağaçların korunmasıdır diyerek şöyle konuştu: “Her yıl kesilen binlerce ağaç bu uygulama sayesinde bir kazanıma dönüştü. E-fatura’dan sonra e-arşiv uygulaması Türkiye’deki kağıt israfının önüne geçmek için önemli bir kilometre taşı olma özelliği taşıyor.”