Dijital dönüşüm nedir?

Dijital dönüşüm; hızla gelişen dünyada teknolojinin sunduğu imkânlar doğrultusunda, iş dünyasında ve toplumda değişen ihtiyaçlara etkin ve faydalı çözümler üretebilmek için geliştirilen bütüncül dönüşümün adı.  Fiziki birçok iş ve işlemi elektronik ortama taşıyan dijital dönüşüm; operasyonel faaliyetlere büyük bir hız kazandırırken, maliyet ve zamandan da ciddi oranda tasarruf sağlıyor. İş hayatında önemli bir yere sahip olan evrak, kâğıt, dosya, arşiv, kargo, vb. gibi birçok ihtiyacın elektronik ortama taşınması nedeniyle çevreye verilen birçok zararı da engelliyor. Türkkep Genel Müdürü Olcay Yıldız, “Ekonomik kalkınmaya ve sürdürülebilir yaşama büyük katkı sağlayan dijital dönüşüm sektörü, şirketlerin 2020 yılında evde çalışma sistemine geçmesinin etkisiyle yüzde 30 oranında büyüme kaydetti. Bu büyüme son 3 senede katlanarak devam etti. E-dönüşüm uygulamalarının geliştirilmesinin ve kullanılmasının artmaya evam edeceğini ön görüyoruz. Özellikle e-kimlik geçişinin tamamlanmasıyla beraber; e-kimlik doğrulama ve entegrasyon çözümleri, e-imzalama ve imza doğrulama, bireysel ve kurumsal KEP kullanımı alanlarında ciddi bir artış olacak” şeklinde bilgi veriyor.

 Dijital Dönüşümün Sağladığı Faydalar…

Dijital dönüşüm; kâğıt, arşiv, baskı, kargo, vb. gibi birçok fiziki iş yükünü ortadan kaldırıyor. Bu sayede verimlilik artıyor, işlemler hız kazanıyor, güvenlik maksimum seviyeye yükseliyor ve maliyet tasarrufu sağlanıyor. Gerekli durumlarda dijital olarak saklanan eski evraklara saniyeler içinde zahmetsiz bir şekilde ulaşılıyor. Dijitalleşmenin iş sürecine entegrasyonuyla birlikte insan kaynaklı sorunlar minimum seviyeye iniyor. İşlemlerde hata oranı azalıyor ve veri kaybı sorunu ortadan kalkıyor. Kâğıt kullanımının en düşük seviyelere inmesi nedeniyle yılda yüzbinlerce ağacın kesilmesi engelleniyor ve kargo süreçlerinin azalmasıyla birlikte karbon ayak izi düşürülüyor. Böylece çevreye verilen zararın önüne geçilmiş oluyor ve markalar, kurumlar ya da bireyler daha çevreci bir kimliğe bürünüyor.

Dijital Dönüşüm Süreci Nasıl İlerler?

Kurumsal firmalar, kamu kurumları ve ticari işletmeler, diğer kuruluşlar ya da şahıslar ile iletişimlerinde dijital ortamda ilerlemeye başladı. Teknolojinin çok daha verimli kullanılması ve verilen hizmetin gelişmesi için dijital dönüşüm olmazsa olmazlar arasında yerini aldı.

Peki analogdan dijitale geçişle başlayan dijital dönüşüm süreçlerinin nasıl ilerleyecek?

Öncelikle ihtiyaçlarınızı keşfedin.

Dijital dönüşümde ilk adım keşif. Bu adımda dönüşümün neden gerekli olduğu ve nelerin başarılması gerektiği tanımlanır. Keşif, daha sonraki adımlarda yol gösterici olan temel unsurdur.

 Durum Analizi ve Strateji…

Dijitalleşme projelerinde mevcut durum analiz edilir. Bu analizler doğrultusunda istenilen sonuçları elde etmek için ana stratejiler belirlenir ve gelecek için hedefler ortaya konur. Bu süreç, dijital dönüşüm adına atılmış olan önemli bir adımdır.

Yol Haritası oluşturun.

Dönüşümü başarmak için anlaşılır ve uygulanabilir bir yol haritası belirlenmelidir. Dönüşümle birlikte risk ve maliyetlerin en aza indirilmesi için ihtiyaç duyulan altyapı tanımlanmalıdır. Değişen ihtiyaçlara ve gelişen yeni teknolojilere ayak uydurmak için gereken esneklik de bu adımda planlanmalıdır.

Dijital Dönüşüm Hangi Ürünleri Kapsıyor?

Günümüzde kamu kurumları, özel şirketler ve ticari işletmelerin kendi aralarında ya da paydaşlarıyla olan iletişimleri, dijital dönüşüm sayesinde yeniden şekillendi. İş süreçlerini ve hayatı dijitalleştirerek kolaylaştıran dijital dönüşüm uygulamalarını şöyle;

• Elektronik Posta: İki ya da daha fazla kişi arasında gönderim yapılan ve alınan dijital ileti sistemi. E-posta ile metin, resim, dosya vb. ekler iletilip alınabilir.
• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Bir iletinin alıcı ve gönderici kimliklerinin belli olduğu, ileti bütünlüğünün korunduğu, uyuşmazlık durumunda hukuki delil niteliği taşıyan elektronik posta hizmeti.
• e-Fatura: Kâğıt ve baskı gibi araçlara ihtiyaç duyulmadan dijital ortamda hazırlanan, kâğıt fatura ile aynı hukuki nitelikte elektronik belge.
• e-Arşiv Fatura: E-fatura kapsamı dışında kalan, kurum ve kişi arasındaki kâğıt fatura alışverişini ve saklanmasını elektronik ortama taşıyan sistem.
• e-İmza: Elektronik ortamda oluşturulan dokümanların imzalanması için kullanılan ve ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan dijital imza yöntemi.
• e-Saklama: Elektronik verilerin dijital ortamda saklanmasını, arşivlenmesini ve korunmasını sağlayan dijital saklama yöntemi.
• e-Defter: Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında, kâğıt üstünde tutulması zorunlu olan büyük defter ve yevmiye defterinin elektronik ortama aktarımını sağlar.
• e-İrsaliye: Kâğıt irsaliyenin aynı niteliklere sahip olarak elektronik ortamda düzenlenmiş hali.
• e-Tebligat: Tebliği gereken belgelerin, mükelleflerin elektronik adreslerine tebliğ edilmesini sağlar. Nitelik olarak fiziki yapılan tebligat ile eşdeğerdir.

Tüm Dijital Dönüşüm çözümleri TÜRKKEP’TE…

E-dönüşüm sektöründe Türkiye’nin ilk yerli girişim sermayesiyle kurulan güven kurumu TÜRKKEP, kurumsal ve bireysel bütün müşterilerine tek noktadan dijital dönüşüm hizmeti sağlıyor. TÜRKKEP, 2013 yılında Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından KEP Hizmet Sağlayıcısı ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından e-Fatura hizmet sağlayıcısı olarak yetkilendirildi. Dijital dönüşüm sektöründeki ilk Ar-Ge merkezlerinden bir tanesini bünyesinde barındıran TÜRKKEP, kullanıcılarının elektronik belge ve fatura ihtiyaçları için etkin ve katma değeri yüksek çözümler sunuyor. KEP ve e-Faturanın yanı sıra; e-İmza, İmza Uygulaması, e-Tebligat | UETS, e-Yazışma Paketi (EYP), e-Saklama, e-Defter, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu, SAP Entegrasyon Uygulaması, KEP Assist, KEP IK – WEB IK ve Muhaberat Yönetim Sistemi, TÜRKKEP’in hizmetleri arasında yer alıyor. Tüm bu çözümlere TÜRKKEP’in resmi internet sitesi üzerinden ya da 81 ilde yer alan 150’den fazla TÜRKKEP Başvuru Merkezi’ne giderek ulaşmak mümkün.